El cierre del año se está llevando toda el protagonismo o por el contrario, ¿también estás aprovechando para planificar las acciones de 2022?

Estamos acabando el 2021 y son muchas las empresas que empiezan a plantearse el 2022. Estos son solo algunos consejos para optimizar nuestro tiempo y ayudar a planificar las acciones de 2022.

1. Cierra el año sin estrés

Elabora tu calendario o cronograma de cierre. Cierra proyectos y planifica tu vuelta de vacaciones. En caso de que tengas asuntos urgentes que atender durante tus vacaciones, marca un horario concreto para consultar el correo o atender las llamadas. Déjalo todo organizado, de modo que la vuelta no sea tan caótica. 

2. No llenes tu agenda al 100% 

¿Has calculado alguna vez cuantas «bombas» te entran a lo largo de la semana y cuánto tiempo les dedicas? A la hora de planificarnos el próximo año, debemos dejar tiempo para imprevistos. Es decir, aquellas cosas que surgen de repente y que nos trastocan la agenda. Si dejamos tiempo para ello, podremos atenderlos mucho mejor sin dejar de lado ni retrasar nuestro trabajo diario. Y sobre todo, el primer día de la vuelta de vacaciones, haz el mínimo de reuniones, ya que antes de organizarte con los demás, debes organizarte tú mismo. 

3. Optimiza las reuniones 

¿Recuerdas cuántas reuniones has tenido este 2021? Probablemente hayas perdido la cuenta. Es más, algunas fueran innecesarias y demasiado largas. Por ello, creemos que es importante empezar a mejorarlas. Compartimos la fórmula de Steve Jobs para reuniones efectivas. Un método sencillo y directo con únicamente 5 reglas: 

• Muestra pasión: el argumentario en las reuniones tiene que ser apasionado y crítico, para despertar el interés. Debemos estar realmente convencidos de lo que hablamos y contar con las personas indicadas que aporten valor al tema. Según Jobs, en ese ambiente es donde surgen las mejores ideas. 

• Convoca poca gente, de 3 a 5 personas: contra más personas haya en una reunión, mayor es el riesgo de que sea poco productiva. Solo hace falta recordar algunas de nuestras reuniones familiares por Teams durante el confinamiento. Interrupciones, conversaciones derivadas, malentendidos, ruido… 
• Concreta la agenda, máximo 3 asuntos: hay que centrarse en los temas que más nos interesen. Si empezamos a hablar de todo un poco, podemos cometer el error de salir de la reunión sin tratar el asunto principal. Además, en lo medida de lo posible, las reuniones tienen que estar agendadas. De esta forma, damos tiempo suficiente a los participantes para prepararse la reunión y aportar sus ideas sin perder el foco. Si hace falta interrumpir para reconducir el tema, deberíamos tener la confianza para hacerlo.  
• Asigna responsabilidades personales: cada uno de los participantes debería ser responsable de un asunto de la agenda. Así nos aseguramos su implicación en la reunión.  
• Reta a los participantes: estimular es importantísimo para que todas las personas participantes puedan dar lo mejor de si mismo, desafiar a empleados y ponerlos a prueba buscando afirmaciones justificadas y convincentes.

«Sal de una reunión o abandona una llamada en cuanto sea evidente que no estás aportando valor. No es de mala educación marcharse, pero sí lo es hacer que alguien se quede y pierda su tiempo», Elon Musk, director general de SpaceX y Tesla.

En la medida de lo posible, las reuniones deberían ser breves (30 min. máximo), estar planificadas y agendadas, en lugar de ser improvisadas. A no ser que se trate de una situación excepcional que requiera de una reunión urgente y por tanto, esté totalmente justificada. Asimismo nuestra participación en cada una de éstas debe tener sentido.

4. Utiliza herramientas de gestión 

La pandemia nos ha enseñado muchas cosas, también a planificarnos mejor. Ante el aumento del teletrabajo y el trabajo híbrido, hemos tenido que aprender a organizarnos mejor tanto personal como profesionalmente. No hay momento para el despiste, o para ese recuerdo repentino que apenas nos deja tiempo de acción. Y mucho menos para la improvisación. 

Lo que te proponemos es muy sencillo. ¿Qué tal si dejas de apuntar en tu libreta o bandeja de entrada y empiezas a ordenar tu trabajo en base a tareas y proyectos? 

Desde Iberent, intentamos facilitar las tareas diarias de nuestros partners y clientes ofreciéndoles herramientas de gestión y de análisis de negocios en renting, explica Thomas Imfeld, CEO de Iberent Technology. 

Partners y distribuidores pueden consultar: 

• Contratos en tiempo real. Indicadores para el seguimiento interno de inversiones realizadas, importe por proveedor o listado de contratos. 
• Análisis de la evolución del material por contrato, por producto, por presupuesto por compra. 
• Con campos personalizados para la planificación, control, simulación y solicitudes.  

Gracias a las herramientas de gestión de Iberent, pueden consultar bienes de activos, las posibles renovaciones, seleccionar qué criterios quieren medir… Algo realmente práctico y necesario para garantizar la máxima planificación y control de sus operaciones en renting. 

5. Analiza los resultados 

Planificar el año siguiente puede ser todo un reto, pero no es imposible. Hay que tener en cuenta qué queremos analizar y establecer cómo. Para luego, ponerse a ello.

• ¿Qué ha funcionado y qué no? En base a negocios, campañas, promociones, acciones  de RRPP, SEO/SEM  o innovaciones. ¿Qué ha motivado a nuestros clientes? 
• ¿Cómo está el mercado? Conoce cuáles son los nuevos jugadores que disrumpen en tu modelo de negocio. ¿Qué están haciendo bien/mal? ¿Qué ofrecemos nosotros como alternativa? Aprovecha para marcar la relevancia de tus productos/servicios en los próximos tres años y mantenerte al día de las nuevas tecnologías.

Probablemente, el análisis no sea tu tarea favorita, pero te dará una visión global de tu negocio, y guías para el 2022. 

6. Toma decisiones

Refuerza aquellas acciones o movimientos que han sido más productivos y elimina los que apenas han tenido repercusión. ¡Ve más allá! Detecta nuevas tendencias, establece prioridades, marca tu estrategia y trasládalo a tu agenda diaria. Si consigues definir tus objetivos a corto, medio y largo plazo, ya has hecho lo más difícil. 

7. Busca la innovación

Tanto si nos dirigimos a canal como a cliente final, cuanto más personalizadas sean nuestras acciones/servicios así como nuestra atención, mayor será su satisfacción. Y eso implica, no acostumbrarse y conformarse quedándonos en un terreno cómodo y conocido. 

«Ser una persona innovadora y valiente es clave, así como disfrutar de lo que haces. No hay que perder nunca la ilusión, la curiosidad y las ganas. Esa necesidad de saber más, de replantearte las cosas, de ver qué sucede a tu alrededor y actuar con empatía», asegura Thomas Imfeld. 

A veces hay que salir de nuestra zona de confort para ver la realidad de nuestros clientes y/o distribuidores. En nuestro caso, recientemente hemos lanzado Iberent Shop&go. Una innovación que conlleva un proceso de renting 100% online, durante el proceso de compra del e-commerce dirigido a clientes finales. Pensamos en ponerla en marcha al analizar que más del 85% de nuestros contratos eran electrónicos. ¿Y tú? ¿Ya tienes algo en mente para este 2022?