La gestión del inventario de una empresa puede ser una tarea tediosa, en la que debemos invertir mucho tiempo y en la que un error humano puede tener consecuencias negativas.
Por ello, cada vez más empresas sustituyen el tradicional «recuento manual» por un software de inventario para empresas. Es decir, un programa informático que permite realizar un seguimiento de la cantidad, estado y ubicación del stock.
Normalmente, esta tarea se efectúa a través de un software ERP de logística y distribución específico o a través de programas que incorporan la función de control de stocks que pueden adaptarse a diferentes sectores (farmacia, logística y distribución, clínicas de medicina, etc.).¿Por qué es importante hacer inventario?
El inventario de una empresa permite saber dónde está cada
producto, cuándo ha entrado y cuándo se prevé que abandone el almacén.
Por tanto, su principal objetivo es cuadrar el inventario físico y el inventario contable para evaluar los activos actuales de la empresa, equilibrar sus cuentas y proporcionar informes financieros.
En consecuencia, una buena gestión del inventario también permite optimizar recursos. Por una parte, se garantiza una mejor atención al cliente. Y, por otra, se efectúa un control de las compras para optimizar el espacio en el almacén, minimizar las pérdidas y equiparar las ganancias.
Así, dependiendo de nuestros recursos o productos, podemos realizar tres tipos de inventario:
• ABC. Consiste en organizar los productos del almacén según la importancia que tienen para la compañía, su demanda y su necesidad de rotación.
• Continuo o permanente. Permite llevar un control del stock en tiempo real para planificar las compras y atender las demandas de los clientes.
• Periódico. Es habitual que este tipo de inventario se realice dos veces al año.
Independientemente del tipo que sea, el inventario permite:
• Informar al cliente acerca de la disponibilidad de los productos.
• Cumplir con los plazos de entrega acordados sin imprevistos.
• Conocer las cantidades de artículos con los que cuenta la empresa en cada momento.
Ventajas de implementar un software de inventario para empresas
Además de las ventajas comentadas anteriormente, las aplicaciones para el control de inventarios incorporan funciones para:
• Automatizar procesos de compra, pedidos, transporte, cálculo de costos, almacenamiento, ensamblaje, envío y entrega.
• Eliminar o minimizar las tareas manuales.
• Hacer métricas detalladas.
• Facilitar la gestión de recursos.
Como resultado, se genera una mayor eficiencia a la hora de:
1. Reducir costes de almacenamiento. No tendrás más unidades de las necesarias en tu almacén.
2. Minimizar gastos de inversión. Sabrás en qué momento debes comprar o reponer tu stock.
3. Mejorar los procesos de venta. Cuando un cliente te solicite un producto, sabrás cuándo podrás proporcionárselo.
4. Ahorrar de tiempo. Llevando una gestión controlada del almacén con un software de inventario, ahorrarás tiempo en recuentos.
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Qué características debe tener un software de inventario para empresas y cuál me interesa más
Antes de decidir qué programa de inventario se adapta mejor a tu negocio, conviene que conozcas los diferentes tipos de software de inventario para empresas que cumplen esta función:
• Software de gestión de inventario en instalaciones.
• Sistemas de códigos de barras.
• Programa de etiquetado RFID para escanear y administrar productos.
• Sistemas SaaS alojados en el servidor de un proveedor.
• Software alojado en la nube (recomendado para empresas escalables y que necesitan acceder a este soporte desde cualquier lugar).
Respecto a sus características, las versiones básicas de casi todos los softwares de inventario para empresas suelen incluir notificaciones de existencias. También identificación de productos, creación de códigos de barras/QR únicos, rastreo de pedidos/seguimiento de activos, etc. Asimismo, tiene asociado todo tipo de módulos: de organización de almacén, de control y regularización de stock o de facturación e informes de seguimiento.
Aunque aún hay más ventajas, por ejemplo, las herramientas más avanzadas pueden ofrecer funciones exclusivas como:
• Compatibilidad con inventarios a gran escala.
• Control de stocks en múltiples ubicaciones.
• Implementación de módulos orientados a la venta, como Shopify.
De hecho, empresas de todos los sectores pueden ganar eficiencia con herramientas como el software de inventario. Ya que mejoran la distribución de comida, el comercio electrónico, la logística, el transporte, los bienes de consumo o los servicios de atención al cliente, entre otros.
Por último, comentar que la elección de un tipo de software u otro dependerá de:
• El tamaño de tu empresa.
• La cantidad de productos y materias primas del stock.
• Su localización (almacén general, sucursales, fábricas, etc.).
• Los dispositivos y usuarios que emplearán la herramienta.
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